第1　学校における文書の取扱いについては、この要領の定めるところによる。

(定義)

第2　この要領における「文書」とは、学校において受付し、発送し、及び保管する文書並びに職務上作成するすべての文書をいう。

(組織)

第3　学校に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任)

第4　文書取扱主任は、事務職員をもって充てる。ただし、事務職員のいない学校は、校長の指名するものをもって充てる。

(文書取扱主任の職務)

第5　文書取扱主任は、文書の収受、配布、審査、調査、発送、整理保管、編さん、保存等の事務の集中管理をする。

(収受)

第6　すべての外来文書は、文書取扱主任が開封する。ただし、親展文書及び私文書と思われるものは、名あて人にそのまま配布する。

(1)　公文書として開封するもの

校長及びその他の職名又は学校あてのもの

(2)　開封しないで名あて人に配布するもの

個人あてのもの

(3)　(2)の文書で受取人が開封した後、公文書として受け付ける必要のあるものは、直ちに文書取扱主任に回付する。

(往復文書処理簿の記載)

第7　一般文書は、往復文書処理簿(様式第1号)に記載するとともに文書に受付印(様式第2号)を押印し、所要事項を記入する。ただし、軽易な文書(事務連絡、案内状その他)刊行物等は受付印に代え、日付回転丸印等を押して処理簿への記載を省略してもよい。

(1)　収受文書は「青又は黒」、発送文書は「赤」で記入する。

(2)　回答を要する文書は、収受文書と同一番号を使用し、経過欄に「○月○日回答」等と記入する。

(3)　相手方から回答を受けた文書は、発送照会文書と同一番号を使用し、経過欄に「○月○日回答受理」等と記入する。

(処理・発送)

第8　文書取扱主任が受け付けた文書は、別表第3「文書の流れ」表示のように回付する。

第9　校長は、閲覧し、自ら処理するものを除き、処理方針を示して教頭に回付する。

第10　教頭は、自ら処理するものを除き主務者に必要な措置をとらせる。

第11　特に措置を要しない文書は直ちに、その他は措置終了後、文書取扱主任に返却する。

第12　外来文書に対する回答文書及び学校での発案文書は、関係者、教頭の回議、校長の決裁を経て、発送手続を採らなければならない。

第13　文書の起案は、様式第3号によらなければならない。ただし、軽易な文書については、発送文書控に決裁印(様式第4号)を押印してこれに充てる。

第14　発送文書は、すべて校長名とする。

第15　発送文書は、主務者で浄書校合し原議を添え文書取扱主任に回付する。

第16　文書取扱主任は、次により発送手続を採る。

(1)　原議との照合

(2)　往復文書処理簿に記載し、発送番号を記入し職印を押印発送する。

第17　受け付けられた外来文書のうち、外部に対し回答を要する文書は、速やかに回答しなければならない。なお、文書取扱主任は常に、処理期限を調査し、未処理のものがないようにしなければならない。

(整理・保管)

第18　文書取扱主任は処理済のものを会計年度ごとに往復文書は別表第1により、その他は別表第2により分類保管しなければならない。

第19　事案が2年以上にわたるものは、完結の年に属する年度に編さんしなければならない。

第20　ファイルの表及び背に様式第5号の綴名を表示する。

(編さん・保存・廃棄)

第21　会計年度経過後、毎年5月末日までに別表第1及び別表第2の定めるところにより編さんし、保存文書台帳(様式第6号)に記載して一定の場所に保管する。

第22　保存年限を経過した文書を廃棄するときは、保存文書台帳により校長の承認を経て廃棄しなければならない。

第23　文書は、学校外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由があるときは、校長の許可を受けなければならない。

第24　いかなる場合においても、部外の者に対しての文書の閲覧及び複写は、校長の許可を受けなければならない。なお、機密に関する文書は、職員といえども校長の許可を受けなければならない。

(雑則)

第25　この要領に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附則

附則(平成7年3月22日教委告示第3号)

往復文書区分表

※　本区分は、一応の基準で、学校の規模に応じ適宜統合・分冊することができる。

庶務関係

給与関係

財務関係

教務関係

保健・体育関係

服務関係

○　文書取扱い上の注意

1　文書は、正確迅速に取り扱うこと。

2　文書は、責任をもって取り扱うこと。

3　文書は、常にその所在を明らかにしておくこと。

○　往復文書処理簿記載文書

1　公機関からのもの

2　学校長あてのもの

3　文書番号のあるもの

4　発送年月日のあるもの

以上の要件をすべて具備するもの、その他重要と思われるもの